martes, 31 de mayo de 2016

INVENTARIOS



El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero, antes de venderlos, en un periodo económico determinados.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

IMPORTANCIA


Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la misma.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.


CLASES DE INVENTARIO


MATERIA PRIMA 

Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera “Materia Prima”, ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.


MATERIA AUXILIAR


En el inventario de materiales y suministros se incluye: Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.


INVENTARIO DE SEGURIDAD




Es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento causado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de re abastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega.


MATERIALES EN PROCESO 


El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. 
Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado.

PRODUCTOS TERMINADOS 

Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.

ROTACIÓN DE LOS PRODUCTOS

La rotación del inventario es la cantidad de veces que el inventario debe ser reemplazado durante un determinado periodo de tiempo, generalmente de una año.
VOLUMEN DE VENTA . El volumen de tus ventas es la cantidad total de bienes, productos o ideas vendidas dentro de un marco temporal dado, usualmente 12 meses. Dicha cantidad suele ser expresada en términos monetarios pero también podría figurar en total de unidades de inventario o productos vendidos. 
FECHAS DE VENCIMIENTO  Es unos de los aspectos importantes cuando se controla el inventario, por esto se debe tener en cuenta
  • Las caducidades deben revisarse desde el momento que se reciba la mercancía.
  • Consultar con el proveedor el modo de leer su fecha de fabricación y caducidad, esto es en casos específicos de algunos productos.
  • Se llevara un control de caducidades mediante un formato el cual será revisado.
  • semanalmente por el encargado de almacén y verificado por la gerencia.
  •   La mercancía con caducidad más próxima es la primera a la que se le dará salida y será dada de baja en el control de caducidades una vez se haya transferido a algún departamento.
  •  No se recibirá por ningún motivo mercancía de baja fecha de caducidad se levantara un reporte de incidencia al proveedor y se avisará a la gerencia.
  •   Revisar el control de caducidades de las demás áreas, presionando en que se lleve semanalmente y haciéndoles selectivos para verificar que todo esté en orden.

AVERÍAS 

De igual forma, en la administración del  inventario se debe controlar los elementos averiados desde el momento de ingreso al almacén, para responsabilizar al proveedor o al encargado del inventario.

                                                  CONTROL DE STOCK 

El stock de una empresa se define como el conjunto de materiales y artículos que almacena en espera de su utilización o venta posterior.
En el caso de empresas industriales se debe mantener un stock determinado de materias primas y otros aprovisionamientos para ser sometidos a una elaboración posterior, productos semi terminados y productos terminados con los que hacer frente a la demanda de sus usuarios o cliente.

MÁXIMO 


Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variación del excedente.
MÍNIMO Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.
PROMEDIO  Es el volumen medio de existencias que tenemos en almacén durante un período de tiempo. Nos expresa la inversión que, por término medio, tenemos realizada en existencias. El nivel de stocks en almacén evoluciona entre un máximo, que coincide con la entrada de un pedido al almacén, y un mínimo, que refleja el volumen de stocks en el momento antes de tener lugar la llegada al almacén de un nuevo pedido. 
También es interesante clasificar los stocks según su naturaleza física, ya que el tipo de gestión a seguir y las técnicas a aplicar en la misma son distintas según se trate de un artículo u otro. 

VARIABLES Y PARÁMETROS ESTABLECIDOS POR LA EMPRESA PARA LA CODIFICACIÓN 

 Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, entre otros.

 Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados en la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogan, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. 

CODIGO DE BARRAS


Uno de los códigos de barras más corrientes es el UPC (Universal Product Code). Emparentado con el UPC, existe el código ISBN, usado en la cubierta de libros y revistas, también de 12 dígitos, así como el código 39 codifica números y letras para usos generales, siendo muy popular. Este código se usa mucho en la industria y para inventarios.
 Este símbolo se emplea en el comercio abierto para identificar los productos al pasar del fabricante a los mayoristas, distribuidores y minoristas y de ahí al cliente final.Estos bloques son asignados por una organización nacional de numeración, que a su vez recibe los números del organismo rector internacional, EAN Internacional. Este esta formado por:  Un margen, un dibujo normalizado de separación, un dibujo que representa directamente seis dígitos e indirectamente un séptimo, dibujo central de separación, un dibujo de barras que representa seis dígitos. 
Cada dígito representa dos barras y dos espacios que tienen una anchura de siete unidades; cada barra y espacio tiene una anchura de una, dos, tres o cuatro unidades.

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

                  

REQUISICIÓN

Son los documentos que se requieren para el proceso de la compra en una empresa, ya sea para el uso de esta o para la comercialización de los productos.

SOLICITUD DE COTIZACIÓN

La solicitud de cotización es la carta por medio de la cual se solicita una cotización a cierta empresa, la cual le deberá de responder dicha cotización especificándole: Los precios de los productos o elementos que se solicitan, tiempo de entrega, forma de pago, entre otras especificaciones necesarias, las cuales le ayudaran a tomar la mejor decisión de compra. 


COTIZACIÓN

Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota).

PEDIDO

 Encargo de mercancías o materiales que se hace a un fabricante o a un vendedor 

 SALIDA DEL ALMACEN

Documento indispensable para el registro de salida de mercancías del almacén.

REMISIÓN 

Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su nota de pedido y éste se encuentra impreso y membretado, según la necesidad de la empresa. Sirve para que el comerciante tenga testimonio de los artículos que ha entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de ventas.

 

ORDEN DE  COMPRA

Cuando el encargado de compras recibe las contestaciones por parte de los proveedores de las solicitudes de cotización a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, se inicia otra fase del trámite de compras, el cual consiste en elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto, las mejores condiciones y precios al negocio.

FACTURA 

La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un título valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma.  La factura contiene la identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los que esté sujeta la respectiva operación económica. Este documento suele llamarse factura de compraventa.

ENTRADA DE BODEGA

Es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al almacén o bodega de la entidad constituyéndose así en el soporte para legalizarlos registros en almacén y efectuar los asientos en contabilidad. Partes y referencia de la nota de ingreso al almacén: Para la emisión de este documento es necesario que previamente se obtengan y sean verificados por los documentos auxiliares requeridos
                            

MÉTODOS DE VERIFICACIÓN DE INVENTARIOS.


Es necesario en toda empresa controlar la cantidad de mercancías comparando que las existencias físicas sean iguales a las existencias registradas en el kárdex. Par el conteo físico se requiere:

·         Determinar correctamente el costo.
·         Verificar que los productos existan físicamente.
·         Comprobar los reportes de ventas y producción.
·         Verificar la eficiencia de producción, compras con relación a productos irregulares (mermas, mal estado, mal elaborados, caducos, faltantes, sobrantes).
·         Evaluar y decidir sobre productos de lento movimiento, mal estado, obsoletos.
·         Comprobar la rotación de productos.
·         Constatar que el valor no exceda el valor de realización.
·         Verificar que esté registrado correctamente en la contabilidad.
·         Acomodar correctamente los productos de acuerdo al sistema de surtido.

·         Evaluar el sistema de resguardo y conservación
TÉCNICAS Y MÉTODOS DE CONTEO
  • Muestreo. Se toma el producto que se encuentra en malas condiciones.
  • Inspección visual: se inspecciona las condiciones que se encuentra el producto, su etiqueta está rota, el empaque está deteriorado, se observa sucio.
  • Inspección 100%: este se utiliza para los productos que son de alto riesgo, y así evitar pérdidas económicas. Consiste en revisar todos los artículos del lote y quitar con los que no cumplen con las características de calidad establecidas. Estos deben ser devueltos al proveedor, re procesarlos o desecharlos.
  • Inspección por muestreo. También conocidos como muestreo de aceptación o muestreo de lotes, es un procedimiento en el que se verifica una o más muestras del lote para determinar su calidad.
  • menor tiempo para su realización.

UNIDAD 2

        MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIO


Los métodos de valoración o métodos de valuación de inventarios son técnicas utilizadas con el objetivo de seleccionar y aplicar una base específica para valuar los inventarios en términos monetarios. La valuación de inventarios es un proceso vital cuando los precios unitarios de adquisición han sido diferentes.
IMPORTANCIA
MÉTODOS Y TÉCNICAS

Existen numerosas técnicas de valoración de inventarios, sin embargo las comúnmente utilizadas por las organizaciones en la actualidad (dada su utilidad) son:
  •  Primeros en Entrar Primeros en Salir – PEPS
  • Últimos en Entrar Primeros en Salir – UEP
  • Costo promedio constante o Promedio Ponderado

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE : PEPS , UEPS, PROMEDIO PONDERADO

      MÉTODO PEPS:  Este método de valoración de inventarios se basa en la interpretación lógica del movimiento de las unidades en el sistema de inventario, por ende el costo de las últimas compras es el costo de las existencias, en el mismo orden en que ingresaron al almacén. Tal como se observa a continuación:


En este caso la salida de unidades del 16 de febrero es por 450 unidades, del primer lote de entradas se toman 250 unidades al costo de $ 620 y del segundo lote se toman las 200 unidades restantes al costo de $ 628.  

MÉTODO UEPS:  este método de valoración se basa en que los últimos artículos que entraron a formar parte del inventario, son los primeros en venderse, con costo unitario, es decir que el flujo físico es irrelevante, aquí lo importante es que el costo unitario de las últimas entradas sea el que se aplique a las primeras salidas. Tal como podemos observar a continuación:


En este caso la salida de unidades del 16 de febrero es de 450 unidades, del último lote de entradas se toman las primeras 250 salidas a un costo unitario de $ 633, y del segundo lote de entradas se toman las 200 unidades restantes a un costo de $ 628.
La ventaja de aplicar esta técnica es que el inventario se valorará con el costo más antiguo, lo cual supone un costo de inventario inferior a su valor promedio, siendo de gran utilidad en épocas de inflación cuando los costos aumentan constantemente.
 MÉTODO PROMEDIO PONDERADO:  Este es un método de valoración razonable de aproximación en donde se divide el saldo en unidades monetarias de las existencias, entre el número de unidades en existencia. Este procedimiento que ocasiona que se genere un costo medio, debe re calcularse por cada entrada al almacén. Tal como podemos observar a continuación:

En este caso al momento de la salida del almacén de 450 unidades, se debe calcular el costo medio, dividiendo el saldo ($ 470.250) entre el número de existencias anterior a la salida de la mercancía (750), es decir 470.250/750 = 627. Este costo será el que se aplicará para todas las 450 unidades de salida.

                                        UNIDAD 3
   ACTIVOS FIJOS


Son todos los equipos, maquinaria y elementos que se utilizan para el buen funcionamiento de la empresa. Por lo general, el activo fijo es aquel que hace parte de la propiedad, planta y quipo, como son los automóviles, maquinaria, edificios, muebles, terrenos, entre otros.

CLASIFICACIÓN

ACTIVOS FIJOS TANGIBLES:  Son aquellos que se pueden ver, tocar o palpar, es decir que ocupan un espacio y tienen un determinado valor. Dentro de los activos fijos tangibles se encuentra el grupo propiedades planta y equipo, estos activos a su ves se clasifican en depreciables, no depreciables, y agotables.
ACTIVOS FIJOS INTANGIBLES: Todo lo contrario a los tangibles, no tienen un cuerpo fisco, sin embargo tienen un valor consecuencia de los derechos y privilegios, que le otorgan al dueño o titular un beneficio futuro, este derecho en sí mismo es intangible, derecho el cual está estipulado por escrito, es decir que existe un documento soporte o que sirve de evidencia legal. 
Dentro de los activos fijos intangibles encontramos, el crédito mercantil, marcas, concesiones y franquicias, derechos de autor, patentes entre otros. Este tipo de activo es depreciable y amortizable.
Ø  Activos no depreciables. Son aquellos que su por naturaleza, al ser utilizados en la producción de bienes y servicios, o por el paso del tiempo, no sufren perdida de valor. Son activos de vida útil ilimitada o que se encuentran el proceso de construcción o montaje, como:  terrenos, construcciones en curso, maquinaria en montaje.
Ø  Activos depreciables. Son aquellos que al ser usados en la producción de bienes o servicios, por acción de factores naturales o por volverse obsoletos por los avances tecnologicos pierden su valor, por ejemplo maquinaria y equipo, equipo de transporte, muebles equipo de oficina.
ACTIVOS AGOTABLES. Son aquellos bienes representados por los recursos naturales no renovables, que al cumplir los fines para los cuales fueron adquiridos disminuyen su valor por la cantidad de producto que de el se extraiga, como: pozos petroleros, minas, canteras, yacimientos.  

DEPRECIACIÓN

La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. 
El ingreso generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente desgaste que ese activo ha sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un determinado ingreso.
La depreciación, muestra el desgaste de los activos por su esfuerzo en la generación del ingreso, de modo, que su reconocimiento es proporcional al tiempo en que el activo puede generar ingresos. Esto es lo que se llama vida útil de un bien o un activo.
La vida útil es diferente en cada activo, depende de la naturaleza del mismo. Pero la estandarización, la legislación colombiana, ha establecido la vida útil a los diferentes activos clasificándolos de la siguiente manera:
ACTIVOS
VIDA ÚTIL (años)
Construcciones  y edificaciones
20
Muebles  y equipo de oficina
10
Maquinaria  y equipo
10
Equipos de computo
5
Equipos de comunicación
5
Vehículos y equipo de transporte
5



MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN

Método línea recta. Este es el método más utilizado, consiste en aplicar la misma cuota  durante los años de la vida útil del activo.
Formulas:
  • Depreciación anual: valor del activo/ vida útil
  • Depreciación mensual: valor del activo*numero de meses/ vida útil*12
  • Depreciación diaria: valor del activo+ número de días/ vida útil *360