INVENTARIOS
El inventario es el
conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con
aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero, antes de
venderlos, en un periodo económico determinados.INVENTARIOS
Los Inventarios son bienes tangibles que se
tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en
la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los
inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y
productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la
venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en
tránsito.IMPORTANCIA
Este manejo contable permitirá a la empresa
mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del
periodo contable un estado confiable de la situación económica de la misma.
CLASES DE INVENTARIO
MATERIA PRIMA
Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera “Materia Prima”, ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.
MATERIA AUXILIAR
INVENTARIO DE SEGURIDAD
Es utilizado para impedir la interrupción en el
aprovisionamiento causado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto
de la demanda durante un periodo de re abastecimiento, la importancia del mismo
está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la variación
de las demoras de la entrega.
MATERIALES EN PROCESO
El
inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos
que se utilizan en el actual proceso de producción.
Es decir, son productos
parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción
y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al
proceso de producción en un momento dado.
PRODUCTOS TERMINADOS
Comprende
estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén
de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación
total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los
almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de
inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas,
es decir su nivel esta dado por la demanda.
ROTACIÓN DE LOS PRODUCTOS
VOLUMEN DE VENTA . El volumen de tus
ventas es la cantidad total de bienes, productos o ideas vendidas dentro de un
marco temporal dado, usualmente 12 meses. Dicha cantidad suele ser expresada en
términos monetarios pero también podría figurar en total de unidades de inventario
o productos vendidos.
FECHAS DE VENCIMIENTO Es unos de los
aspectos importantes cuando se controla el inventario, por esto se debe tener
en cuenta
- Las caducidades deben revisarse desde el momento que se reciba la mercancía.
- Consultar con el proveedor el modo de leer su fecha de fabricación y caducidad, esto es en casos específicos de algunos productos.
- Se llevara un control de caducidades mediante un formato el cual será revisado.
- semanalmente por el encargado de almacén y verificado por la gerencia.
- La mercancía con caducidad más próxima es la primera a la que se le dará salida y será dada de baja en el control de caducidades una vez se haya transferido a algún departamento.
- No se recibirá por ningún motivo mercancía de baja fecha de caducidad se levantara un reporte de incidencia al proveedor y se avisará a la gerencia.
- Revisar el control de caducidades de las demás áreas, presionando en que se lleve semanalmente y haciéndoles selectivos para verificar que todo esté en orden.
AVERÍAS
De igual forma, en la
administración del inventario se debe
controlar los elementos averiados desde el momento de ingreso al almacén, para
responsabilizar al proveedor o al encargado del inventario.
CONTROL DE STOCK
El stock de una empresa se define como el conjunto de
materiales y artículos que almacena en espera de su utilización o venta
posterior.
En el caso de empresas industriales se debe mantener un
stock determinado de materias primas y otros aprovisionamientos para ser
sometidos a una elaboración posterior, productos semi terminados y productos
terminados con los que hacer frente a la demanda de sus usuarios o cliente.
MÁXIMO
Debido al enfoque
de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario
pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece
un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la
variación del excedente.
MÍNIMO Es la cantidad mínima de inventario a ser
mantenidas en el almacén.
PROMEDIO Es el volumen medio
de existencias que tenemos en almacén durante un período de tiempo. Nos expresa
la inversión que, por término medio, tenemos realizada en existencias. El nivel
de stocks en almacén evoluciona entre un máximo, que coincide con la entrada de
un pedido al almacén, y un mínimo, que refleja el volumen de stocks en el
momento antes de tener lugar la llegada al almacén de un nuevo pedido. También es interesante clasificar los stocks según su naturaleza física, ya que el tipo de gestión a seguir y las técnicas a aplicar en la misma son distintas según se trate de un artículo u otro.
VARIABLES Y PARÁMETROS ESTABLECIDOS POR LA EMPRESA PARA LA CODIFICACIÓN
Para facilitar la administración de los
materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional,
que permita procedimientos de almacenaje adecuados en la bodega y control eficiente
de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogan,
simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación
de todos los materiales que componen las existencias de la empresa.
CODIGO DE BARRAS
Uno de los códigos de barras más corrientes es el UPC (Universal Product Code). Emparentado con el UPC, existe el código ISBN, usado en la cubierta de libros y revistas, también de 12 dígitos, así como el código 39 codifica números y letras para usos generales, siendo muy popular. Este código se usa mucho en la industria y para inventarios.
Este símbolo se emplea en el comercio abierto
para identificar los productos al pasar del fabricante a los mayoristas,
distribuidores y minoristas y de ahí al cliente final.Estos bloques son asignados por una
organización nacional de numeración, que a su vez recibe los números del
organismo rector internacional, EAN Internacional. Este esta formado por: Un margen, un dibujo normalizado de
separación, un dibujo que representa directamente seis dígitos e indirectamente
un séptimo, dibujo central de separación, un dibujo de barras que representa
seis dígitos.
Cada dígito representa dos barras y
dos espacios que tienen una anchura de siete unidades; cada barra y espacio
tiene una anchura de una, dos, tres o cuatro unidades.
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
REQUISICIÓN
Son los documentos que se requieren para el
proceso de la compra en una empresa, ya sea para el uso de esta o para la
comercialización de los productos.
SOLICITUD DE COTIZACIÓN
La solicitud de cotización es
la carta por medio de la cual se solicita una cotización a cierta empresa, la
cual le deberá de responder dicha cotización especificándole: Los precios de
los productos o elementos que se solicitan, tiempo de entrega, forma de pago,
entre otras especificaciones necesarias, las cuales le ayudaran a tomar la
mejor decisión de compra.
COTIZACIÓN
Aquel documento o
información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro
contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo,
estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota).
PEDIDO
Encargo de mercancías o materiales que se hace a un fabricante o a un vendedor
SALIDA DEL ALMACEN
Documento indispensable para el registro de salida de mercancías del almacén.
REMISIÓN
Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su nota de pedido y éste se encuentra impreso y membretado, según la necesidad de la empresa. Sirve para que el comerciante tenga testimonio de los artículos que ha entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de ventas.
ORDEN DE COMPRA
Cuando el encargado
de compras recibe las contestaciones por parte de los proveedores de las
solicitudes de cotización a proveedores enviadas a los proveedores potenciales,
se inicia otra fase del trámite de compras, el cual consiste en elegir a aquel
proveedor que ofrece, en conjunto, las mejores condiciones y precios al
negocio.
FACTURA
La factura es un
documento con valor probatorio y que constituye un título valor, que el
vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el
valor y productos relacionados en la misma. La factura contiene la identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los que esté sujeta la respectiva operación económica. Este documento suele llamarse factura de compraventa.
ENTRADA DE BODEGA
Es el
documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al almacén o bodega de la entidad constituyéndose
así en el soporte para legalizarlos registros
en almacén y efectuar los asientos en contabilidad. Partes y referencia de la nota de ingreso al almacén: Para la emisión de este documento es necesario que
previamente se obtengan y sean verificados
por los documentos auxiliares requeridos
MÉTODOS DE VERIFICACIÓN DE
INVENTARIOS.
Es necesario en toda empresa controlar la cantidad de mercancías comparando que las existencias físicas sean iguales a las existencias registradas en el kárdex. Par el conteo físico se requiere:
· Determinar correctamente el costo.
· Verificar que los productos existan físicamente.
· Comprobar los reportes de ventas y producción.
· Verificar la eficiencia de producción, compras con relación a productos irregulares (mermas, mal estado, mal elaborados, caducos, faltantes, sobrantes).
· Evaluar y decidir sobre productos de lento movimiento, mal estado, obsoletos.
· Comprobar la rotación de productos.
· Constatar que el valor no exceda el valor de realización.
· Verificar que esté registrado correctamente en la contabilidad.
· Acomodar correctamente los productos de acuerdo al sistema de surtido.
· Evaluar el sistema de resguardo y conservación
TÉCNICAS Y MÉTODOS DE CONTEO
- Muestreo. Se toma el producto que se encuentra en malas condiciones.
- Inspección visual: se inspecciona las condiciones que se encuentra el producto, su etiqueta está rota, el empaque está deteriorado, se observa sucio.
- Inspección 100%: este se utiliza para los productos que son de alto riesgo, y así evitar pérdidas económicas. Consiste en revisar todos los artículos del lote y quitar con los que no cumplen con las características de calidad establecidas. Estos deben ser devueltos al proveedor, re procesarlos o desecharlos.
- Inspección por muestreo. También conocidos como muestreo de aceptación o muestreo de lotes, es un procedimiento en el que se verifica una o más muestras del lote para determinar su calidad.
- menor tiempo para su realización.
UNIDAD 2
MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIO
Los métodos
de valoración o métodos de valuación de inventarios son técnicas utilizadas con
el objetivo de seleccionar y aplicar una base específica para valuar los
inventarios en términos monetarios. La valuación de inventarios es un proceso
vital cuando los precios unitarios de adquisición han sido diferentes.
IMPORTANCIA
MÉTODOS Y TÉCNICAS
Existen
numerosas técnicas de valoración de inventarios, sin embargo las comúnmente
utilizadas por las organizaciones en la actualidad (dada su utilidad) son:
- Primeros en Entrar Primeros en Salir – PEPS
- Últimos en Entrar Primeros en Salir – UEP
- Costo promedio constante o Promedio Ponderado
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE : PEPS , UEPS, PROMEDIO PONDERADO
MÉTODO PEPS: Este método de valoración de
inventarios se basa en la interpretación lógica del movimiento de las unidades
en el sistema de inventario, por ende el costo de las últimas compras es el
costo de las existencias, en el mismo orden en que ingresaron al almacén. Tal
como se observa a continuación:
En este caso la salida de unidades del 16 de febrero es por 450
unidades, del primer lote de entradas se toman 250 unidades al costo de $ 620 y
del segundo lote se toman las 200 unidades restantes al costo de $ 628.
MÉTODO UEPS: este
método de valoración se basa en que los últimos artículos que entraron a formar
parte del inventario, son los primeros en venderse, con costo unitario, es
decir que el flujo físico es irrelevante, aquí lo importante es que el costo
unitario de las últimas entradas sea el que se aplique a las primeras salidas.
Tal como podemos observar a continuación:
En este caso la
salida de unidades del 16 de febrero es de 450 unidades, del último lote de
entradas se toman las primeras 250 salidas a un costo unitario de $ 633, y del
segundo lote de entradas se toman las 200 unidades restantes a un costo de $
628.
La ventaja de aplicar
esta técnica es que el inventario se valorará con el costo más antiguo, lo cual
supone un costo de inventario inferior a su valor promedio, siendo de gran
utilidad en épocas de inflación cuando los costos aumentan constantemente.
MÉTODO PROMEDIO PONDERADO: Este es un método de valoración razonable de
aproximación en donde se divide el saldo en unidades monetarias de las
existencias, entre el número de unidades en existencia. Este procedimiento que
ocasiona que se genere un costo medio, debe re calcularse por cada entrada al
almacén. Tal como podemos observar a continuación:
En
este caso al momento de la salida del almacén de 450 unidades, se debe calcular
el costo medio, dividiendo el saldo ($ 470.250) entre el número de existencias
anterior a la salida de la mercancía (750), es decir 470.250/750 = 627. Este
costo será el que se aplicará para todas las 450 unidades de salida.
UNIDAD 3
ACTIVOS FIJOS
Son
todos los equipos, maquinaria y elementos que se utilizan para el buen
funcionamiento de la empresa. Por lo general, el activo
fijo es aquel que hace parte de la propiedad, planta y quipo, como son los
automóviles, maquinaria, edificios, muebles, terrenos, entre otros.
CLASIFICACIÓN
ACTIVOS FIJOS TANGIBLES: Son aquellos que se pueden ver, tocar o palpar,
es decir que ocupan un espacio y tienen un determinado valor. Dentro de los
activos fijos tangibles se encuentra el grupo propiedades planta y equipo,
estos activos a su ves se clasifican en depreciables, no depreciables, y
agotables.
ACTIVOS FIJOS INTANGIBLES: Todo lo contrario a los tangibles, no tienen
un cuerpo fisco, sin embargo tienen un valor consecuencia de los derechos y
privilegios, que le otorgan al dueño o titular un beneficio futuro, este
derecho en sí mismo es intangible, derecho el cual está estipulado por escrito,
es decir que existe un documento soporte o que sirve de evidencia legal.
Dentro
de los activos fijos intangibles encontramos, el crédito mercantil, marcas,
concesiones y franquicias, derechos de autor, patentes entre otros. Este tipo
de activo es depreciable y amortizable.
Ø Activos
no depreciables. Son aquellos que su por naturaleza, al ser utilizados en la
producción de bienes y servicios, o por el paso del tiempo, no sufren perdida
de valor. Son activos de vida útil ilimitada o que se encuentran el proceso de
construcción o montaje, como: terrenos,
construcciones en curso, maquinaria en montaje.
Ø Activos
depreciables. Son aquellos que al ser usados en la producción de bienes o
servicios, por acción de factores naturales o por volverse obsoletos por los
avances tecnologicos pierden su valor, por ejemplo maquinaria y equipo, equipo
de transporte, muebles equipo de oficina.
ACTIVOS AGOTABLES. Son aquellos bienes representados por los recursos
naturales no renovables, que al cumplir los fines para los cuales fueron
adquiridos disminuyen su valor por la cantidad de producto que de el se
extraiga, como: pozos petroleros, minas, canteras, yacimientos.
DEPRECIACIÓN
La depreciación es el
mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso
que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este
sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser
inutilizable.
El ingreso generado por el activo usado, se le debe incorporar el
gasto correspondiente desgaste que ese activo ha sufrido para poder generar el
ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no
puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo
por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un determinado
ingreso.
La depreciación, muestra el
desgaste de los activos por su esfuerzo en la generación del ingreso, de modo,
que su reconocimiento es proporcional al tiempo en que el activo puede generar
ingresos. Esto es lo que se llama vida útil de un bien o un activo.
La vida útil es diferente
en cada activo, depende de la naturaleza del mismo. Pero la estandarización, la
legislación colombiana, ha establecido la vida útil a los diferentes activos
clasificándolos de la siguiente manera:
ACTIVOS
|
VIDA ÚTIL (años)
|
Construcciones y edificaciones
|
20
|
Muebles y equipo de oficina
|
10
|
Maquinaria y equipo
|
10
|
Equipos de computo
|
5
|
Equipos de comunicación
|
5
|
Vehículos y equipo de
transporte
|
5
|
MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN
Método línea recta. Este es el método más utilizado,
consiste en aplicar la misma cuota
durante los años de la vida útil del activo.
Formulas:
- Depreciación anual: valor del activo/ vida útil
- Depreciación mensual: valor del activo*numero de meses/ vida útil*12
- Depreciación diaria: valor del activo+ número de días/ vida útil *360
