DOCUMENTOS SOPORTES

CONCEPTO:  Son documentos que sirven como base para registrar las operaciones comerciales que se realizan en una empresa y a su vez como soporte para evidenciar los ingresos, salidas y distribución del efectivo. Por lo general, todos los soportes comerciales deben tener la siguiente información:

1. Encabezado: nombre o razón social de quien lo emite, nombre, fecha y numero del comprobante.

2. Descripción: cantidad, detalle, valor unitario, valor total y especificación del IVA .

3.Pie de página: firmas de los responsables; quien lo elabora, revisa, aprueba y contabiliza.

                                                                  CHEQUE

Un título valor por medio del cual una persona llamada “girador”, ordena a un banco llamado “girado” que pague una determinada suma de dinero a una persona o tercero llamada “beneficiaria”

LETRA DE CAMBIO

Es un documento negociable o título valor Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar. 

CAJA MENOR 

Recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

COMPROBANTE DE INGRESO

Comprobante de Ingreso o Comprobante de Pago como en algunos casos se le denomina. Es un documento contable que nos sirve para soportar el detalle de una determinada transacción económica.

COMPROBANTE DE EGRESO

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque y en efectivo. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

RECIBO DE CONSIGNACIÓN

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

CAJA MENOR 

La caja menor es un fondo que las empresas crean para gestionar los gastos de cuantías mínimas, para el cual se asigna una persona de confianza, como responsable de su manejo.

APERTURA 

Al constituir el fondo fijo de caja menor se hace por medio de un acta donde se establecen la políticas para el adecuado manejo, por ejemplo los montos a desembolsar, el tipo de gastos, cada cuánto se realizará el reembolso, las personas responsables.

REEMBOLSO 

En el momento que el fondo de caja menor se agota, es decir, se ha gastado el 70% del monto fijo, el responsable del fondo diligenciará una planilla donde aparecen todos los gastos del periodo, con los respectivos soportes y así recuperar el monto de caja menor a su monto inicial. A continuación se muestra el modelo del documento, donde se detallará uno a uno los pagos que ya fueron cubiertos con el dinero de caja menor. 

ARQUEO DE CAJA

El arqueo de caja se hace de manera sorpresiva y consiste en el análisis de las transacciones de efectivo, con el objeto de comprobar si se el dinero esta completo. El encargado del arqueo cuenta uno a uno todas nominaciones del efectivo, totaliza con los valores que se encuentran en los recibos de caja menor y este valor debe coincidir con el total del monto fijo; siempre se hace en presencia del responsable del fondo de caja menor.

FLUJO DE CAJA 

Flujo de caja proyectado es una herramienta financiera que sirve para estimar si se tendrá o no los recursos para cumplir cabal y oportunamente con las obligaciones. Igualmente, se evaluara si contará con sobrantes de dinero (que se utilizarán entre otros para enfrentar imprevistos en el desarrollo de las operaciones de la empresa o para invertir en el mejoramiento de las sucursales, equipos y personal); o con faltan tes del mismo (los gastos).

IMPORTANCIA

Con esta herramienta la empresa evaluará la capacidad que posee para generar flujos de efectivo futuros que permitan cumplir con sus obligaciones y pagar dividendos. Igualmente, permite detectar necesidades de obtener recursos externos, muestra el manejo del negocio en las actividades de financiación e inversión e informa los cambios en la situación financiera en términos de liquidez. 

PROCEDIMIENTO

1.     Subtotal de entradas del efectivo de la quincena: se suma quincena por quincena de las entradas  Total ingreso bruto mensual: se suma las dos quincenas de la entrada, para totalizar el ingreso de un mes.

2.    Subtotal de salidas del efectivo de la quincena: se suma quincena por quincena de las salidas.

3.    Total de salidas de efectivo en el solo mes: se suma las dos quincenas de las salidas.

4.    Sobrante o faltante del sólo mes: se toma el valor del total ingreso bruto mensual y luego se resta por el total de salidas del efectivo en el sólo mes (mes a mes).

5.    Cuánto representa dicho sobrante o faltante con respecto al ingreso bruto mensual: se toma el valor del sobrante o falte del solo mes, se divide por el total ingreso bruto mensual y luego se multiplica por cien para representarlo en porcentaje.

6.    Subtotal disponible antes de gastos: el valor del dinero líquido al inicio de la quincena (está en negrita, entrada) se suma con el valor de la entradas de efectivo en la quincena.

7.    Dinero al final de la quincena: subtotal disponible antes de gastos menos subtotal de salidas de efectivo en la quincena; este resultado también se registra en la entrada, siguiente quincena (dinero líquido al inicio de la quincena).

GLOSARIO UNIDAD 2

AMORTIZACIÓN: Reducción parcial de una deuda o redención parcial de un título, mediante pagos de naturaleza generalmente periódica.

BIENES DE CONSUMO: objetos o cosas tangible que se utiliza para satisfacer necesidades actuales.

BONOS: Son títulos que representan una parte de un crédito constituido a cargo de una entidad emisora.

CALIFICACIÓN DE RIESGO DE CORTO PLAZO: Análisis que tiene como objetivo el evaluar en el corto plazo, la capacidad de un establecimiento especializado en una actividad comercial o industrial definida (venta de alimentos, vestuario, vehículos, etc.) para servir adecuadamente sus créditos.

CARTERA: Posesión de títulos por un individuo o por una institución. La cartera puede incluir bonos, acciones, certificados de depósitos bancarios.

                                   

CRÉDITO: Es el cambio de una riqueza presente por una futura, basado en la confianza y solvencia que se concede al deudor. En la vida económica y financiera se entiende por crédito, por consiguiente, la confianza que tenemos en la capacidad de cumplir, en la posibilidad, voluntad y obligación contraída.

ESCALAS DE CALIFICACIÓN CREDITICIA: Graduación en la que se expresan los diferentes niveles de riesgo en una calificación de valores. Para títulos de largo plazo se encuentran indicadas por letras (AAA, AA, A, BBB, BB, B, CCC, DD y EE) y para títulos de corto plazo por números (1, 2, 3, 4, 5 y 6).

MICROCRÉDITO: Conjunto de operaciones de crédito con destino productivo que se otorgan a las micro empresas y cuyo monto individual no supere los 120 Salarios mínimos mensuales legales vigentes (Smmlv). Se entiende por micro empresas aquellas que tienen una planta de personal hasta de diez (10) trabajadores y activos no superiores a 501 salarios mínimos legales mensuales vigentes

                     

CARTERA

CONCEPTO 

El departamento de cartera es el encargado del estudio y otorgación de créditos, igualmente gestiones efectivas para mantener al día los créditos, diseñando estrategias y herramientas de recaudo efectivo de la cartera y así evitar altos índices de morosidad.

Los procesos administrativos que se manejan en el área de cartera deben ser muy ágiles, con el objeto de darle al deudor el mejor servicio, mediante una pronta respuesta a sus inquietudes.

FUNCIONES 

Entre las funciones del departamento de cartera, se pueden mencionar las siguientes:

• Revisar y controlar el proceso de pagos.
• Gestionar el recaudo oportuno de los créditos en los plazos y condiciones pactadas con el cliente buscando siempre su lealtad y fidelización.
• Controlar, verificar la cartera y velar por su recaudo oportuno.
• Elaborar informes frecuentes sobre el estado de cartera señalando los logros en los indicadores del proceso.
• Prestar servicio al cliente en el manejo del crédito, plazos, consecuencias del pago regular.
• Trasladar oportunamente las obligaciones en mora para  su cobro jurídico.
• Controlar estadísticamente la cartera, tanto vigente como vencida.
• Controlar las obligaciones de cobro jurídico.

PERFIL DE DIRECTOR DE CARTERA

Estas son las principales responsabilidades y cualidades:

• Estimular las ventas a crédito
• Evitar las pérdidas por medio de un estudio técnico y concienzudo de las solicitudes
• Administrar los problemas del personal a su cargo, por medio de liderazgo.
• Conocimiento de la empresa, las cuentas y los clientes.
• Buen criterio para saber otorgar los créditos.
• Criterio, tacto y tenacidad.

Conocimientos contables, administrativos, financieros y psicológicos.

PERFIL DEL COBRADOR

Las principales cualidades que debe tener un verdadero cobrador son:

• Confianza en sí mismo. Par así, convencer hacia el pago oportuno.
• Iniciativa. Es saber hacer en el momento indicado lo señalado, sin esperar la decisión del superior.
• Prudencia. El saber graduar lo drástico de la acción y de la estrategia a seguir. En muchas ocasiones es saber callar lo que se vio o se oyó.
• Puntualidad. Cumplir oportunamente las citas, de los contrario, se da oportunidad a que se busquen más pretextos para no pagar o para que se pague al que primero cobre.
• Constancia. Hay que saber esperar, tener paciencia y ser constantes.
• Presentación personal adecuada. En el vestido, en su persona (Cabellos, uñas, barba, zapatos, etc.) No confundir pobreza con desaseo.
• Espíritu de colaboración. O lo que es lo mismo, compañerismo, que incluye buenas maneras, consideración, respeto, ayuda y colaboración con sus superiores y compañeros. 
• Conocimientos elementales de psicología. Estos conocimientos se adquieren con el estudio permanente y especialmente con la práctica supervisada.
• Facilidad de expresión. Expresarse con poder de convicción y en forma simpática, agradable. No es hablar mucho, sino bien, con persuasión. 
• Memoria. Necesita recordar nombres, direcciones, números de cuentas, cantidades, incidentes, datos, informaciones, etc. 

El CÓDIGO DE ÉTICA 

Define los fundamentos y comportamientos éticos de todos los funcionarios, que deben aplicar a las relaciones que se establecen con los clientes. Toda empresa debe dar a conocer a sus colaboradores las políticas, reglamento que maneja la empresa y así evitar inconvenientes.

RECUERDA: 

Aprender a tratar:

 · Al tímido, con amabilidad.

· Al impaciente, con rapidez.

· Al vacilante, con seguridad.

· Al irascible, con tranquilidad.

· Al inteligente, con conocimientos.

 · Al irrazonable, con calma.  

· Al anciano, con simpatía.

· Al joven, tratando de pensar como él.

· Al extranjero, ayudándolo.

· Al importante, tratándolo como tal.

· Al indiferente, con argumentos.

· Al silencioso, con perseverancia

A continuación encontrara algunos de los valores éticos que registran las instituciones, las cuales enmarcan todas las actuaciones que realizan los funcionarios:

• Respeto por la dignidad de las personas     
• Responsabilidad y honestidad en todas sus actuaciones
• Transparencia en las relaciones con sus clientes
• Objetividad profesional. Se considera que la aplicación de estos valores éticos y de todos aquellos implícitos en las normas, contribuyen al desarrollo de las entidades y a al posicionamiento en el contexto nacional e internacional.

CRÉDITO 

Es una operación por medio del cual un acreedor presta cierta cantidad de dinero a un deudor por la garantía o confianza con el compromiso del pago y obteniendo una ganancia.

Modalidades

Crédito hipotecario: es un préstamo en el cual está respaldando en la hipoteca sobre el inmueble y tiene la posibilidad de escoger el sistema de pago que mejor se acomode a la capacidad del cliente.

Crédito de consumo: préstamo que sirve para adquirir bienes o cubrir pago de servicios, generalmente son de corto y mediano plazo y sus tasas de interés son más elevadas debido a que no cuentan con una garantía que lo respalde.

Crédito educativo: destinado a la financiación de estudios superiores de pregrado y posgrado a nivel nacional

Crédito rotativo: su característica principal está constituida por la renovación del cupo disponible a medida que se van efectuando los pagos.

Crédito por libranza: crédito en donde el pago de la cuota acordada es descontada de la nómina del cliente.

Crédito vehicular: está diseñado para financiar la compra se vehículos nuevos o usados, particulares o comerciales, adquiridos directamente o a través de un concesionario, si se tiene convenio.

Leasing: contrato mediante el cual la entidad financiera entrega al cliente un activo para su uso, a cambio de una utilidad, durante un plazo convenido, a cuyo vencimiento cuenta con opción de compra

ETAPAS DE ORGANIZACIÓN

FASE	ACTIVIDADES
PLANEACIÓN	·         Solicitud de crédito ·         Definición de metas ·         Ordenar la información ·         Programar los contactos ·         Definir planes de acción ·        Programas alternativos
ORGANIZACIÓN	·         Listado de beneficios ·         Listado de objeciones ·         Listado de cartera ·         Circular con informaciones ·         Recordatorios al cliente ·        Seguimiento cercano
ENCUENTRO	·         Ambientación ·         Diagnóstico ·         Análisis de razones de no pago ·         Estudio de alternativas de pago ·         Comunicación de decisiones ·        Motivación y exigencias
COMUNICACIONES	·         Envío oportuno de cartas ·         Seguimiento cercano ·        No dudar en proceder si amerita

SERVICIO AL CLIENTE

Conjunto de actividades interrelaciones que ofrece una empresa, organización o institución, con el fin de que el cliente adquiera el producto en el momento y lugar adecuado, el servicio al cliente es la principal herramienta de marketing.  Es necesario cuidarlo, prestarle una atención especial, según las circunstancias; todo esto se obtiene con la administración de la cartera.

  Actualmente el servicio, es una de las ventajas competitivas más importantes para establecer la diferencia entre una y otra organización, y las formas de impulsar u otorgar el servicio está.

     En el área de cartera, se define el servicio al cliente como una medida de actuación de todos los funcionarios de esa área, para proporcionar información y satisfacer las inquietudes que tiene el cliente en el momento que ingresa a la empresa hasta que culmina el ciclo de servicio. 

     . 

MANEJO DE OBJECIONES 

  Cuando dos personas son capaces de comunicarse empleando procedimientos adecuados, descubren que los conflictos que se originaban en malos entendidos desaparece, y que aquellos que subsisten es porque las diferencias no son de forma sino de fondo, pueden solucionarse más fácilmente o, en último caso, llegarse a una decisión sobre como de convivir con ellos.

A continuación se enuncian ocho técnicas útiles que ayudan a las personas y grupos a super exitosa mente situaciones conflictivas:

·         Entender el pensamiento y los sentimientos del interlocutor

·         Comunicarnos en dos direcciones

·         Responsabilizarnos de nuestras emociones

·         Usar la razón

·         No generalizar

·         No descalificar

·         Aprender a llegar a acuerdos de integración

·        Informar sobre comportamientos modificables

 TOMA DE DECISIONES 

PROGRAMA DE COBRANZA

proceso de cobranza 

Para un adecuado proceso de cobranza es primordial crear un plan con las siguientes

características:

·         Adaptable a las circunstancias.

·         Uniforme; aplicable a todos los casos.

·         Flexible; que permita hacer diferencias entre los deudores.

·         Progresivo; que aumente segura y gradualmente la presión.

Existen tres clases de cobranza: administrativa, prejudicial y jurídica, y debe existir un 

plan para cada una de ellas, así:

PLAN PARA LA COBRANZA ADMINISTRATIVA:

·         Tiempo: Determinar qué lapso debe existir entre la cobranza administrativa y la prejudicial.

·         Etapas: Seleccionarlas; llamadas telefónicas, fax, cartas etc.

·         Número de etapas: Todo el proceso es corto y, por consiguiente, el tiempo y las etapas también lo serán.

·         Ritmo: Cuál es el orden a seguir en cada una de las etapas.

PLAN PARA LA COBRANZA PREJUDICIAL:

Determinar qué lapso debe existir entre la cobranza prejudicial y la jurídica. Producir una 

comunicación poniendo un plazo muy corto, generalmente de un día. Se utiliza con 

frecuencia el Fax, el teléfono, Se aconseja que sea por escrito.

PLAN PARA LA COBRANZA JURÍDICA:

Generalmente ya está dado por la ley. La realizan abogados externos y puede comprender 

las siguientes fases: 

·         Presentación de la demanda.

·         Embargo preventivo de bienes.

·         Notificación. Mandamiento de pago.

·         Conciliación.

·         Remate de bienes.

POLÍTICAS DE COBRANZA

Una política de ventas a crédito dura se debe aplicar una política de cobranza suave y 

viceversa. Lo cual es lógico, porque al ser exigentes tanto para conceder el crédito 

como para cobrarlo, se perderá la clientela. Pero si la empresa fue flexible para 

conceder el crédito, es decir sin muchos requisitos, se impone una cobranza dura

se perderá la cartera.

Al tener las políticas establecidas se llevará un control de ésta, con el siguiente método:

·         Un estricto control a las promesas de pago hechas por los deudores.

·         Diariamente analizar los listados de cartera vencida y el de vencimientos del día y el siguiente.   

·         A los deudores de créditos vencidos con sumas importantes, en lo posible debe visitarlos en sus instalaciones.

·         Aplicar oportunamente las clases de cobranzas (administrativa, prejurídica y judicial), además realizar un seguimiento del desarrollo de la actividad del deudor.

·          Asignación de los créditos a los cobrados teniendo en cuenta su experiencia y valor de las obligaciones.